چند بار برایتان پیش آمده است که در سخنرانی نشسته‌اید که طراحی ضعیف، خسته‌کننده، به‌هم‌ریخته و حواس‌پرت کنی داشته است؟ احتمالاً خیلی زیاد، اما باوجوداینکه همه ما از این نوع ارائه‌ها متنفریم، آیا وقتی زمان ارائه خودمان با پاورپوینت فرامی‌رسد، بهتر عمل می‌کنیم؟
خبر خوبی که در این رابطه وجود دارد این است که لازم نیست تا یک طراح حرفه‌ای باشید تا بتوانید یک ارائه عالی و جذاب با پاورپوینت داشته باشید. چند قانون و نکته ساده وجود دارد که می‌توانید از آنها برای درست‌کردن ارائه حرفه‌ای و زیبا استفاده کنید تا مهارت‌های پاورپوینت خود را به حداکثر برسانید و دفعه بعد که در مقابل جمعیت قرار می‌گیرید، بسیار خوب به نظر برسید.
چرا پاورپوینت بهترین گزینه برای آماده‌کردن ارائه است؟
مایکروسافت پاورپوینت، یک برنامه کاربرپسند و یک ابزار قدرتمند برای درست‌کردن ارائه است. شما چه به جذابیت بصری نیاز داشته باشید و چه به ابزاری برای همکاری یا به دسترسی آسان نیاز داشته باشید یا به توانایی به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات بعد از یک جلسه کاری، برنامه پاورپوینت بهترین انتخاب برای کاربران است.
همچنین این برنامه، این قابلیت را دارد که چشم شما را از دیدن حضاری که در جلسه حضور دارند، دور کند و به سمت صفحه‌نمایش ببرد که این امر باعث می‌شود از اضطراب شما هنگام صحبت‌کردن، کاسته شود. برخی دیگر از مزایای استفاده از Powerpoint که سبب شده بهترین برنامه برای ساخت ارائه باشد، شامل موارد زیر است.
- دارای قابلیت مشارکتی بودن: پاورپوینت دارای قابلیت همکاری است که به شما اجازه می‌دهد به‌صورت مشارکتی با دیگران در هر کجا و هر زمان، کار کنید. روزهایی که مجبور بودید دور یک کامپیوتر جمع شوید، گذشته است. پاورپوینت به چندین نفر اجازه می‌دهد تا بر روی یک ارائه همکاری کنند و به طور هم‌زمان به یک اسلاید دسترسی داشته باشند، آن را ویرایش کنند و درباره آن نظر بدهند.
- انعطاف‌پذیری طراحی: پاورپوینت، بهترین و مؤثرترین راه برای برقراری ارتباط با مخاطبان است. اسلایدهای آن متناسب با نیازهای شما قابل‌تنظیم هستند و شما کنترل کاملی بر روی طراحی ظاهر ارائه خود، دارید. Powerpoint به شما اجازه می‌دهد تا اسلایدهای پویا و جذابی را ایجاد کنید که توجه مخاطبان شما را به خود جلب کند.
- جاذبه‌های بصری: شما می‌توانید ارائه خود را با استفاده از مولتی مدیا در پاورپوینت جذاب‌تر کنید که سبب می‌شود تمرکز مخاطبتان افزایش یابد. در پاورپوینت می‌توانید از تصویر، ویدئو، صدا و حتی گیف‌های خنده‌دار، استفاده کنید تا تأثیر بصری بیشتری داشته باشید. این موارد به شما کمک می‌کند تا تعامل و بداهه‌گویی بیشتری با مخاطب خود، داشته باشید.
- سازگاری با سایر برنامه‌های مایکروسافت آفیس: باتوجه‌به اینکه همه آنها بخشی از یک مجموعه هستند، می‌توانید بسیار سریع و آسان ارائه خود را با جدول‌های ورد و نمودارهای اکسل، ترکیب کنید.
پاورپوینت، مزایای بسیار زیاد دیگری مانند ویژگی اشتراک‌گذاری محتوا، قابل‌دسترس بودن برای هر کاربر و هر هدف، صرفه‌جویی در زمان و غیره را نیز دارد. شما با خرید آفیس 365 یا آفیس 2021 می‌توانید به این نرم‌افزار و تمامی مزایای خاص آن، دسترسی پیدا کنید.
به نقل از وبسایت باما سافت: «آفیس 2021 با نسخه جدید و بروزرسانی شده‌اش، یک جهش چشم‌گیر در دنیای ابزارهای اداری و تولید محتوا دارد. این نسخه برای شما امکاناتی را به ارمغان می‌آورد که کارهایتان را نوآورانه‌تر انجام دهید و خلاقیت‌های جدیدی را در فعالیت‌های خود به اجرا درآورید.»
نکات و ترفندهای مفید پاورپوینت برای ساخت ارائه
آیا باید برای کاری، یک ارائه پاورپوینت آماده کنید و از نتیجه آن می‌ترسید؟ برای اینکه ارائه شما خشک و خسته‌کننده نباشد، بهتر است از نکات زیر استفاده کنید تا یک presentation پویا و جذاب داشته باشید.
- از Layout به نفع احسن استفاده کنید
- به جملات «نه» بگویید
- از قانون 6×6 پیروی کنید
- از رنگ‌های ساده استفاده کنید
- از فونت‌های استاندارد استفاده کنید
همچنین به نقل از وبسایت مایکروسافت می‌توانید اسلایدهای خوبی با رعایت این ترفند، طراحی کنید:
« با کمک Designer and Ideas در پاورپوینت اسلایدهایی با طراحی خوب و تاثیرگذار ایجاد کنید.»
حال در ادامه، این نکات و ترفندهای عالی برای ارائه جذاب با پاورپوینت را به شما عزیزان، آموزش خواهیم داد.
1. از Layout به نفع احسن استفاده کنید
ازآنجایی‌که برخی از زبان‌ها از راست به چپ هستند؛ مانند زبان فارسی و عربی و برخی دیگر برعکس، شما بهتر است بسته به زبانی که می‌خواهید برای آن ارائه درست کنید، دید افراد را به بخش‌های کلیدی خاصی که می‌خواهید توضیح دهید، هدایت کنید؛ بنابراین استفاده از Layout، ساده‌ترین و مؤثرترین راه برای کنترل جریان و سلسله‌مراتب بصری است.
شما می‌توانید مخاطبان خود را از طریق ترفندهای ساده در چیدمان، هدایت کنید. از فونت، اندازه فونت و رنگ‌های متناوب برای متمایزکردن تیترها از متن اصلی استفاده کنید. محل قرارگیری آن نیز مهم است.
2. به جملات «نه» بگویید
اسلایدها بهتر است شبیه یک کارت تصویری ساده باشند که بتوانند ایده‌های اصلی را ثبت و تقویت کنند. شما باید در این اسلایدها، محتوا و سایر اطلاعات را به‌صورت عنوان قرار دهید نه متنی که می‌خواهید سخنرانی کنید. اگر مخاطبانتان به‌جای گوش‌دادن به شما، در حال خواندن سخنرانی شما در اسلایدها باشند، در این صورت اثربخشی سخنرانی را از دست می‌دهید.
ازاین‌رو، از نوشتن جمله پرهیز کنید و فقط پیام اصلی خود را به کلمات کلیدی تقسیم کنید تا مفهوم، منتقل شود. شما فقط در صورتی بهتر است از جملات کامل استفاده کنید که بخواهید از کسی یا چیزی، نقل‌قول کنید.
3. از قانون 6×6 پیروی کنید
یکی از بزرگ‌ترین ایرادات یک پاورپوینت بد، خراب‌کردن جزئیات و نوشتن ایده‌های زیاد در یک اسلاید است که به‌خاطر سپردن اطلاعات را برای افراد، دشوار می‌کند. گذاشتن فضای سفید زیاد به افراد کمک می‌کند تا روی نکات کلیدی تمرکز کنند.
سعی کنید از قانون 6×6 استفاده کنید تا محتوای خود را مختصر و تمیز، نگه دارید. این قانون به معنای حداکثر 6 بولت پوینت (بولت پوینت به نقاط گلوله‌ای گفته می‌شود که در ابتدای فهرست می‌آید) در هر اسلاید و حداکثر 6 کلمه در هر Bullet Point است.
4. از رنگ‌های ساده استفاده کنید
سعی کنید همیشه از رنگ‌های تیره و روشن ساده استفاده کنید. فونتی که بسیار روشن باشد فقط باعث خستگی چشم مخاطب می‌شود؛ بنابراین رنگ‌ها را بادقت بیشتری انتخاب کنید. بهتر است از متن تیره در پس‌زمینه روشن و از متن روشن در پس‌زمینه تاریک، استفاده شود.
نکته دیگری که بهتر است به آن توجه داشته باشید این است که لطفاً از گرادیان‌های شدید، اجتناب کنید که این کار، می‌تواند خواندن متن را سخت کند.
5. از فونت‌های استاندارد استفاده کنید
از فونت‌های استاندارد فارسی مانند ایران سنس که برای کارهای چاپی استفاده می‌شوند، استفاده کنید؛ چرا که این فونت‌ها برای خواندن، آسان‌تر هستند. آنها همیشه انتخاب‌های مطمئنی هستند، اما اگر می‌خواهید فونت موردنظر خود را اضافه کنید، این نکته را در نظر داشته باشید که خوانایی فونت شما، عاملی است که می‌تواند ارائه شما را عالی یا خراب کند.
نکات ریز بسیار زیادی وجود دارد که می‌توانید با رعایت آنها، ارائه‌ای جذاب داشته باشید، اما شما با رعایت همین چند ترفند ریز، می‌توانید ارائه متفاوت و تأثیرگذاری با پاورپوینت داشته باشید که برای مخاطب بسیار جذاب است.
| سلب مسئولیت: این مطلب یک رپورتاژ تبلیغاتی است و اِروتِک مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. |
